Seria "Zorganizuj się" - tworzenie planu działania.

Budzisz się rano z myślą, że masz tyle rzeczy do zrobienia, ale nie wiesz w co ręce włożyć i od czego zacząć i w efekcie nie robisz nawet 1/4 tego, co powinnaś? Tak, znam to z autopsji. Dlatego wiem też, że jeżeli podejmujemy się jakichkolwiek działań - niezależnie od tego, czy są one zawodowe, szkolne, czy chodzi o przygotowanie świąt dla rodziny - bez planu nie ma szans się udać.
Dlatego przygotowując się do nadrobienia materiału na studiach i załatwiania zaległych spraw urzędowych postanowiłam przygotować sobie plan działania. Nie jest on niesamowicie szczegółowy, ale dzięki niemu wiem, co dokładnie mam do zrobienia i mogę te zadania podzielić na konkretne dni.
Staram się jednak z dnia na dzień planować, co będę robić następnego dnia, ponieważ wiem, że nie zawsze mam ochotę na przykład uczyć się matematyki. Dodatkowo nie narzucam na siebie schematu - zadania mogą być ruchome. Jeżeli na przykład w piątek wieczorem zaplanuję na sobotę naukę chemii, ale akurat mam ochotę uczyć się matematyki to to robię, bo wiem, że za kilka dni mogę nie być wystarczająco skupiona na zadaniach. Ponadto, jeżeli nie wyrobię się w ciągu jednego dnia z jakimś zadaniem, bo okazało się zbyt czasochłonne - mogę do niego wrócić następnego dnia i go dokończyć, dzięki czemu cały plan nie legnie w gruzach. A co najważniejsze - mam możliwość zmiany mniej ważnego zadania na takie, które jest dla mnie bardzo ważne i nie może czekać na przykład tygodnia.
Polecam każdemu zorganizowanie sobie takiego planu - to nic trudnego, mimo że zabiera trochę czasu podczas tworzenia pozwala lepiej wykorzystać czas, kiedy już go mamy.

Jak go zrobić? Może być w różnej formie - pisany ręcznie, robiony komputerowo, w formie mapy myśli albo wykresu. Może to być po prostu zwykła lista zadań wypisana od myślników, ale może to być także tabela.
Ja swoją zebrałam w postaci mocno rozbudowanej tabeli.

Mam nadzieję 1 grudnia powiedzieć Wam o tym ile z mojego planu udało mi się wykonać. Mam nadzieję, że post Wam się przydał i zaczniecie tworzyć własne plany działań. A może już takie tworzycie? Chętnie dowiem się co o tym myślicie i z jakich sposobów Wy korzystacie.

Seria "Zorganizuj się" - planowanie i zarządzanie czasem

Planowanie, planowanie, wszędzie to planowanie! Ale prawdą jest, że dzięki planowaniu zyskujemy dodatkowy czas, który możemy przeznaczyć na przyjemności. Dlaczego? Bo nie tracimy czasu na zastanawianie się 'co teraz?'.
Jestem osobą, która planuje dosłownie wszystko - od tego, w co będę ubierać się w przyszłym tygodniu, na jaki kolor będę musiała przez to pomalować paznokcie, przez to co zrobię na obiad, aż po obowiązki na kolejny dzień i listy zakupów - tych codziennych, ale także świątecznych.
Niektórzy pewnie stwierdzą, że to zabieranie sobie spontaniczności, ale moim zdaniem na spontaniczność przychodzi czas po obowiązkach, a te chcę wypełnić najlepiej jak mogę, ale także w jak najkrótszym czasie.
Dla mnie planowane działanie to bardziej efektywne działanie. Pozwala też na dobrą organizację dnia czy pracy, ponieważ musimy ustalić priorytety. Dodatkowo planowanie każdego dnia czy zadania pomaga wyrobić sobie systematyczność. Poza tym chyba każdy chciałby poza pracą mieć jeszcze czas na hobby, rodzinę, przyjaciół, kurs jogi czy francuskiego.
Sama jeszcze niedawno myślałam, że nie da się pogodzić pracy, studiów dziennych na dwóch kierunkach, posiadania rodziny ( co prawda w formacie 2+kot, ale jednak ), nauki języków i hobby. A jednak się da. Jedyne, czego do tego potrzeba to dobra organizacja, wyeliminowanie tak zwanych 'zbędnych aktywności i przestać być przedstawicielem pokolenia 'nie mam czasu', bo czasu nie mają tylko leżący 6 stóp pod ziemią. Sama też od tego zaczynałam.
Jak to zrobiłam?

Zaczęłam od prowadzenia dziennika aktywności - przez tydzień w notesie zapisywałam dosłownie wszystkie czynności, czas ich trwania oraz mój poziom energii. Poziom energii był mi potrzebny do określenia, kiedy jestem najbardziej efektywna. Okazało się, że moje 'nie mam czasu' przeznaczam na przeglądanie portali plotkarskich, oglądanie seriali i bezmyślne surfowanie po internecie. Do tej pory raz lub 2 w miesiącu prowadzę dziennik aktywności - sprawdzam samą siebie, czy znów nie popełniam starych błędów. Dzięki dziennikowi aktywności dowiedziałam się, że marnuję około 11h tygodniowo, czyli praktycznie 1,5h dziennie!

Po drugie, posprzątałam mieszkanie. Brzmi śmiesznie, ale posprzątanie przestrzeni wokół siebie powoduje, że nie tracimy czasu na szukanie potrzebnych rzeczy. Pozbyłam się też rzeczy, które nie były przeze mnie użytkowane lub nie miałam związanych z nimi wspomnień. Dlaczego - chociażby dlatego, że w szafie zalegała mi sterta ubrań, których już nie nosiłam, a ja stałam przed nią i nie wiedziałam w co mam się ubrać! Od kiedy w szafie mam mniej ubrań, ale te, które faktycznie noszę, nie mam problemu z szybkim skompletowaniem stroju i wyborem dodatków, bo wiem, że wszystko do siebie pasuje.

Po trzecie - zaczęłam robić najpierw to, co najważniejsze - co z tego, że mam ogromną ochotę poczytać książkę - ważniejsze jest w tym momencie zrobienie prasowania, bo nie mam już czystych ubrań - prasuję. Czytanie poczeka.

Po czwarte - coś, o czym pisałam już w poprzednim poście z tej serii - wypracowałam rutynę. Po raz pierwszy rutynę wypracowałam sobie podczas wyjazdu na praktyki - były one dość męczące, a ja chciałam znaleźć w tym wszystkim jeszcze trochę czasu dla siebie, na ćwiczenia i czytanie. Postanowiłam więc stworzyć pewien rodzaj schematu, jakim będę się posługiwać w trakcie czasu wolnego i tak mi się to spodobało, że postanowiłam przenieść to także do codziennego życia. To naprawdę pomaga - rano praktycznie odruchowo, bez zastanawiania się wykonuję pewne czynności. Tak samo wieczorem. Choćbym była nieziemsko zmęczona wiem, że wieczorem jest czas na przygotowanie posiłku na kolejny dzień i zrobienie prania lub prasowania - i robię to.

Po piąte - robienie list. Listy towarzyszą mi wszędzie - na ważnym spotkaniu, na uczelni, na zakupach. Zapisuję na nich wszystko - od pytań jakie chcę zadać lekarzowi podczas następnej wizyty, zagadnień, które chcę przedyskutować z kierownikiem w pracy, po listę zakupów na obiad czy prezentów na Boże Narodzenie.

Po szóste - kalendarz. Jest ze mną wszędzie - od sklepu mięsnego po spotkanie w sprawie pracy. Zawsze zapisuję w nim wszystkie ważne daty, ale nie tylko - są w nim też moje listy - lista zadań na dany dzień, lista tematów na referaty jakie muszę przygotować, lista zakupów świątecznych, menu na cały tydzień... To jakiego kalendarza używam zobaczycie już we wtorek, a mój sposób prowadzenia kalendarza - w kolejnym odcinku z serii - organizacja.

Pamiętajcie jeszcze o jednym ważnym punkcie - nie da się zarządzać czasem - każdy ma go tyle samo. Trzeba się nauczyć zarządzać sobą w czasie. Bo jedyne nad czym jesteśmy w stanie zapanować, to efektywne wykorzystanie czasu.

Kolejny post z tej serii ukaże się wyjątkowo w czwartek wieczorem lub piątek rano ze względu na mój wyjazd.